Digitalne inventure v gostinstvu: kako skrajšati upravljanje zalog za 40–60 %

Inventure v gostinstvu so pogosto zamudne zato, ker ne gre samo za štetje zaloge. Veliko časa vzamejo ročni vnosi, preverjanje razlik, usklajevanje podatkov in ponavljanje dela, ki bi ga lahko opravil sistem. V praksi lahko digitalna inventura čas popisa skrajša za 40 do 60 %, pri nekaterih lokalih pa še nadomesti ročno delo pri upravljanju zalog.

Inventura je ena tistih nalog, ki jo v gostinstvu vsi poznajo, redko kdo pa jo zares rad opravlja. Pride na vrsto po dolgem dnevu, pogosto vključuje več ljudi, veliko štetja, preverjanja, prepisovanja in na koncu še vprašanje: ali se številke sploh ujemajo?

Če inventura traja 7 ali 10 ur, to ni samo organizacijska nevšečnost. To je čas, ki ga ekipa ne more nameniti gostom, pripravi lokala ali nabavi. Še posebej, če se del podatkov najprej zapiše ročno, nato pa jih mora nekdo še vnesti v sistem.

Zato digitalne inventure v gostinstvu niso le tehnična nadgradnja, ampak praktična rešitev, ki se hitro pozna pri času, stroških, natančnosti zalog in nadzoru nad porabo.

Zakaj so inventure v gostinstvu pogosto tako zamudne

Pri inventuri v lokalu se težave redko začnejo pri samem štetju. Štetje je samo najbolj viden del procesa. Veliko več časa se izgubi takrat, ko podatki niso povezani, ko se popis izvaja ročno ali ko je treba rezultate naknadno prepisovati in preverjati.

V gostinstvu so zaloge raznolike. Imate pijačo, sestavine, polizdelke, odprte embalaže, artikle na več lokacijah, skladišče, šank, kuhinjo in morda še dodatne prodajne točke. Če se vse to vodi ročno ali v nepovezanih tabelah, inventura hitro postane skupinski projekt, ki zahteva več ur in več oseb.

Največ časa običajno vzamejo tri stvari: 

• iskanje pravih artiklov, 
• ročno zapisovanje količin in 
• naknadni vnos podatkov.

Pri tem se hitro pojavijo tudi napake, na primer napačna količina, zamenjan artikel ali podvojen vnos. Ena napaka sama po sebi ni problem, ponavljajoče napake pa pomenijo, da lokal nima dovolj dobrega nadzora nad zalogo.

Kaj spremeni digitalna inventura

Digitalna inventura ne pomeni samo, da se papir zamenja z zaslonom. Glavna razlika je v tem, da se popis, vnos in pregled podatkov dogajajo bolj povezano.

Namesto da ekipa najprej šteje, zapisuje in nato podatke še enkrat vnaša, se podatki zajemajo neposredno v sistem. Pri tem lahko pomagajo čitalci, tehtnice in digitalni obrazci za popis, ki zmanjšajo ročno delo in možnost napak.

To se v praksi pozna predvsem pri hitrosti. Če zaposleni artikle lažje najdejo, jih hitreje popišejo in podatkov ni treba ponovno prepisovati, se celoten proces skrajša. Hkrati pa ima vodja boljši pregled nad tem, kaj je že popisano, kje so morebitna odstopanja in kaj je treba preveriti.

Koliko časa lahko lokal dejansko prihrani

Pri Microgramm rešitvah za inventure se v praksi kažejo konkretni prihranki časa.

Stranke, ki uporabljajo Microgramm rešitve, so čas inventure skrajšale za približno 40 do 60 %. To je podatek, ki pri inventurah naredi veliko razliko, ker gre za nalogo, ki se ponavlja in obremenjuje ekipo.

Ena stranka je pred uvedbo sistema za inventuro porabila približno 10 ur. Zdaj ima inventuro urejeno v 4 urah. To pomeni, da se je čas popisa skrajšal za 60 %.

Drugi primer je še bolj izrazit z vidika obremenitve ekipe. Prej so inventuro izvajale 4 osebe po 7 ur, zdaj jo 2 osebi opravita v 2 urah. Če gledamo skupno število delovnih ur, se je delo zmanjšalo z 28 ur na 4 ure.

Posebej dober primer je Dvorni Bar. Pred uvedbo rešitve je inventuro izvajalo 6 oseb približno 2 uri, nato pa sta še 2 osebi približno 2 uri vnašali podatke. Danes lahko 1 oseba celoten proces opravi v slabih 3 urah.

To ni samo hitrejša inventura. To pomeni manj usklajevanja, manj dodatnega dela in manj obremenitve za ekipo.

Primer iz prakse: Dvorni Bar

Dvorni Bar je dober primer lokala, kjer se razlika ne pokaže samo v času, ampak v celotnem načinu dela.

Pred digitalno inventuro je bil proces razdeljen na dva dela. Najprej je več ljudi popisovalo zalogo, nato pa je bilo treba podatke še ročno vnesti. To pomeni, da inventura ni bila končana takrat, ko je bilo štetje opravljeno. Sledil je še administrativni del, kjer se pogosto pojavi največ možnosti za napake.

Z uvedbo digitalnega procesa se je popis poenostavil. Ena oseba lahko danes vse skupaj opravi v slabih 3 urah. To pomeni manj ljudi, manj vnosov, manj prekinitev in večjo preglednost.

Za lokal to ni samo prihranek pri eni nalogi. To pomeni, da inventura postane opravilo, ki ga je lažje načrtovati in manj obremenjuje redno delo.

Manj napak pri zalogi pomeni boljši nadzor nad porabo

Hitrejša inventura je pomembna, vendar prihranjen čas ni edina korist. V gostinstvu je zaloga neposredno povezana z donosnostjo. Če nimate jasnega pregleda nad porabo, odpisom, razlikami in dejanskim stanjem, težko veste, kje nastajajo izgube.

Digitalno vodenje zalog pomaga pri boljši sledljivosti. Če se podatki zbirajo sproti in bolj natančno, je lažje opaziti odstopanja. Na primer, ali se določeni artikli porabljajo hitreje, kot bi se morali. Ali se stanje pogosto ne ujema. Ali se napake pojavljajo pri določenem tipu artiklov.

To ne pomeni, da sistem sam reši vse težave. Omogoči pa, da jih prej opazite. In to je pri upravljanju zalog pogosto najpomembnejše.

Kdaj se digitalna inventura najbolj izplača

Digitalna inventura se najbolj pozna tam, kjer je zaloga večja, bolj raznolika ali razpršena na več mestih. To so običajno restavracije, bari, hoteli, lokali z večjim prometom ali podjetja, ki izvajajo redne mesečne inventure.

Najbolj se izplača v primerih, kjer:

• inventura traja več ur,
• pri popisu sodeluje več ljudi,
• podatke po štetju še ročno vnašate,
• se pogosto pojavljajo neskladja pri zalogi,
• želite boljši pregled nad porabo in odstopanji.

Kako začeti z izboljšavo inventur

Pred uvedbo digitalne rešitve je smiselno najprej pogledati, kako inventura poteka danes. Koliko ljudi sodeluje? Koliko časa traja štetje? Kdo vnaša podatke? Kje se najpogosteje pojavijo napake? Ali se inventura zaključi takoj po popisu ali se delo nadaljuje še z vnosom in preverjanjem?

Ko poznate odgovore, hitro postane jasno, kje je največji prihranek. Pri nekaterih lokalih je glavni problem štetje. Pri drugih ročni vnos. Pri tretjih neskladja, ki jih je treba po inventuri raziskovati.

Dobra rešitev za inventure mora zato podpirati celoten proces, ne samo enega koraka. Pomembno je, da olajša popis, zmanjša ročno delo in omogoči boljši pregled nad podatki.

Digitalne inventure kot del boljšega upravljanja zalog

Inventure so pogosto razumljene kot nujno opravilo. A v resnici so lahko eden najboljših pokazateljev, kako dobro lokal obvladuje zaloge.

Če so inventure dolge, naporne in polne usklajevanja, to običajno pomeni, da je veliko prostora za izboljšave. Če so hitre, jasne in povezane s podatki o porabi, postanejo uporabno orodje za vodenje lokala.

Pri gostinstvu se prihranki hitro seštevajo. Če inventuro vsak mesec skrajšate za več ur, če za popis potrebujete manj ljudi in če se zmanjša število napak, to ni več majhna optimizacija. To je lahko konkretna razlika v času, stroških in nadzoru.

Če inventura še vedno vzame preveč časa, jo je smiselno postaviti drugače

Ročna inventura je lahko sprejemljiva, dokler je lokal majhen in je zaloga enostavna. Ko pa se število artiklov, zaposlenih ali prodajnih mest poveča, začne ročni sistem hitro kazati omejitve.

Če pri inventuri še vedno izgubljate več ur, če podatke prepisujete ročno ali če se po popisu pogosto pojavljajo neskladja, je smiselno preveriti digitalno rešitev.

Microgramm modul za inventure pomaga gostincem skrajšati čas popisa, zmanjšati ročno delo in izboljšati nadzor nad zalogami. V praksi so stranke čas inventure skrajšale za 40 do 60 %, v nekaterih primerih pa so občutno zmanjšale tudi število ljudi, ki jih inventura zahteva.