Blagajne za hotele, apartmaje in kampe – manj gneče na recepciji in več nadzora nad poslovanjem v sezoni

Pred turistično sezono se največ pozornosti posveča zasedenosti in rezervacijam, manj pa temu, kako tekoče potekajo procesi v ozadju. Povezanost med recepcijo, wellnessom, restavracijo ali barom je pogosto tista, ki v času največje obremenitve odloča, ali bo vaše delo potekalo mirno ali z zapleti.

Ena od ključnih prednosti sodobnega hotelskega okolja je povezava blagajniškega sistema s hotelskim informacijskim sistemom (HIS). Ne gre le za tehnično integracijo, temveč za bistveno bolj tekoč potek dela – za osebje in za goste.

Kaj sploh so HIS sistemi?

Hotelski informacijski sistemi (HIS), kot so Bentral, Rentlio ali Clock, so danes osrednji del hotelskega poslovanja. V njih potekajo rezervacije, prijave in odjave gostov, obračun storitev ter pregled nad bivanjem. Ko so povezani z drugimi sistemi v hotelu, omogočajo enoten in pregleden potek dela – brez ročnega prenašanja podatkov med oddelki.

Kaj pomeni povezava blagajne s HIS v praksi?

Povezava med blagajno in HIS sistemom omogoča, da podatkov ni treba več prenašati ročno.

Poglejmo si praktičen primer.

Gost po večerji v restavraciji reče: »Na sobo, prosim.« Natakar račun zaključi – brez prepisovanja številke sobe, brez dodatnih korakov na recepciji in brez možnosti napake. Znesek se samodejno prenese na gostov račun v hotelskem sistemu.

Enako velja za bar, wellness ali sobno strežbo. Vsaka storitev se takoj pravilno evidentira in poveže z bivanjem gosta.

Rezultat je:

• hitrejše delo osebja,
• manj napak,
• boljša izkušnja za gosta.

Hitrejši check-out in manj gneče na recepciji

Ena največjih obremenitev v sezoni je jutranji check-out. Ko se več gostov odloči za odhod ob istem času, lahko že majhna zamuda povzroči vrsto na recepciji.

Če storitve iz restavracije, bara ali wellnessa niso avtomatsko prenesene v HIS, mora osebje:

• preverjati račune,
• usklajevati zneske,
• popravljati napake.

To podaljšuje postopek in ustvarja nepotreben stres – za zaposlene in za goste.

Ko sta sistema povezana, so vsi stroški že zavedeni. Račun je pripravljen, check-out pa bistveno hitrejši in bolj profesionalen.

Enoten pregled nad prometom – na enem mestu

Hoteli danes niso več samo prenočitveni objekti. Restavracija, bar, wellness, konferenčne storitve in dodatna ponudba predstavljajo pomemben del prihodkov.

Brez povezave med sistemi je pregled nad prometom razdrobljen:

• del podatkov je v blagajni,
• del v hotelskem sistemu,
• del v poročilih računovodstva.

S povezavo pa dobite enoten vpogled v celotno poslovanje:

• koliko prometa ustvari posamezen oddelek,
• katere storitve gostje najpogosteje koristijo,
• kakšna je dejanska poraba na gosta.

To niso le podatki za nazaj – to je osnova za boljše poslovne odločitve že med sezono.

Manj napak in enostavnejše računovodstvo

Ročni prenosi podatkov pomenijo več možnosti za napake:

• napačna številka sobe,
• napačen znesek,
• pozabljena storitev.

Vsaka napaka pomeni dodatno usklajevanje, popravljanje in komunikacijo med oddelki. Ne pozabimo, da vse to vpliva na gostovo zadovoljstvo.

Ko so podatki povezani med blagajno in hotelskimi sistemi, so avtomatsko:

• pravilni,
• sledljivi,
• vedno dostopni.

Tako računovodstvo dobi jasne in usklajene podatke, zaključki so hitrejši, nadzor nad poslovanjem pa boljši.

Najpomembnejše – boljša izkušnja za gosta

Gost ne vidi integracije sistemov – občuti pa rezultat.

Ko lahko storitve enostavno pripiše na sobo, ko je check-out hiter in ko ni dodatnih vprašanj glede porabe, je celotna izkušnja boljša.

In prav to je v sezoni največ vredno: hitro, profesionalno in brez zapletov.

Microgramm in povezava z uveljavljenimi HIS sistemi

Microgramm blagajniški sistemi omogočajo zanesljivo povezavo z uveljavljenimi hotelskimi informacijskimi sistemi, kar pomeni, da lahko celotno poslovanje deluje kot enoten proces – od izdaje računa do končnega obračuna.

Takšna povezava je stabilna, preverjena v praksi in prilagojena realnim potrebam hotelov in nastanitvenih objektov.

Med podprtimi rešitvami so:

• Bentral – celovit hotelski informacijski sistem za upravljanje rezervacij, gostov, cenikov in poročil, primeren za različne tipe nastanitvenih objektov, ki potrebujejo pregledno in zanesljivo poslovanje.
  
• Rentlio – sodobna cloud rešitev za upravljanje rezervacij, prodajnih kanalov in gostov, ki omogoča avtomatizacijo procesov in boljši nadzor nad zasedenostjo.
  
• Clock – hotelski informacijski sistem, ki združuje delo recepcije, upravljanje nastanitev in ključne poslovne procese v enotni platformi.
  
• Hotelinco – modularen HIS za hotele in manjše nastanitvene objekte, s poudarkom na preglednem delu z gosti, rezervacijami in poročanjem.
  
• Protel – uveljavljen sistem za profesionalno upravljanje hotelov, ki podpira tudi kompleksnejše procese in večje nastanitvene kapacitete.

Takšna povezava z blagajniškim sistemom omogoča, da osebje dela v znanem okolju, podatki pa se med sistemi prenašajo samodejno in zanesljivo – kar je v času največje obremenitve ključnega pomena.

Priprava na sezono, ki se res pozna

Največja vrednost povezave med blagajno in HIS se pokaže takrat, ko je dela največ.
Takrat, ko je vsaka minuta pomembna in ko mora sistem delovati brez zastojev.

Zato je prav obdobje pred turistično sezono idealen čas za preverjanje, ali so procesi v ozadju res tako povezani, kot bi lahko bili.

Preverite, kako lahko Microgramm poveže blagajniški sistem z vašim hotelskim informacijskim sistemom, da lahko poenostavite poslovanje v sezoni.