Daljinsko naročanje v praksi: kdaj razbremeni osebje in kdaj ne

V zadnjih letih se v gostinstvu veliko govori o digitalizaciji naročanja. A pogosto se pojavi zmeda: ali to pomeni, da gost naroča sam pri mizi prek telefona? Ne nujno.

V tem članku govorimo o daljinskem naročanju, kjer natakar pri mizi vnese naročilo v dlančnik in ga v trenutku pošlje v kuhinjo, za šank in v glavno blagajno – brez hitenja, zmede, prepisovanja in dodatnih korakov. Prav tako lahko pri mizi tudi poračuna, če je sistem ustrezno zasnovan.

Tak način dela lahko lokal bistveno razbremeni. A ne v vsakem primeru. Zato je smiselno vprašanje: kdaj se daljinsko naročanje res izplača – in kdaj lahko povzroči več zapletov kot koristi?

Daljinsko naročanje je odlična rešitev za mnoge lokale, a ne za vse

To je prva in pomembna resnica. Daljinsko naročanje ni univerzalna rešitev, ki bi delovala povsod enako dobro. Njegova vrednost je odvisna od tipa lokala, obsega dela in načina strežbe.

Najbolje se obnese v lokalih, kjer:

• je več miz ali večja razdalja med teraso, šankom in kuhinjo,
• so konice izrazite (kosila, večeri, vikendi),
• natakarji veliko časa porabijo za hojo in prenašanje listkov,
• je v igri več postaj (kuhinja, bar, blagajna).

V takih primerih naročanje na daljavo neposredno vpliva na hitrost strežbe in pretočnost dela.

Manj smiselno pa je v zelo majhnih lokalih z eno osebo v izmeni ali tam, kjer je celoten proces že zdaj zelo kratek in pregleden. Če sistem za daljinsko naročanje ne prinese realne razbremenitve, ga ne potrebujete.

Kdaj lahko daljinsko naročanje povzroči težave?

Težave praviloma ne nastanejo zaradi same tehnologije, temveč zaradi slabe postavitve sistema.

• Ena najpogostejših napak je, da daljinsko naročanje ni povezano z blagajno. Če natakar naročilo vpiše na eni napravi, nato pa se podatki ročno ali z zamikom prenašajo drugam, se izgubi glavna prednost: hitrost in zanesljivost. Takrat se pojavijo napake, podvajanja in dodatna vprašanja v konicah – točno takrat, ko si jih lokal najmanj želi. 
• Druga pogosta težava je neprilagojen potek dela. Če daljinsko naročanje zahteva več klikov kot klasičen način ali če osebje ni dovolj usposobljeno, sistem ne pomaga – temveč zavira postrežbo. V gostinstvu štejejo sekunde, zato mora biti rešitev intuitivna in hitra. 
• Tretja past je pričakovanje, da bo tehnologija sama rešila organizacijske izzive. Če so meniji neurejeni, procesi nejasni ali vloge v ekipi slabo definirane, noben sistem ne bo čudežno popravil stanja.

Zakaj je povezava z blagajno ključna

Prava vrednost daljinskega naročanja se pokaže šele, ko je celoten proces povezan v en sistem.

Ko natakar pri mizi vnese naročilo:

• se to takoj prikaže v kuhinji ali za šankom,
• je hkrati evidentirano v glavni blagajni,
• ni potrebe po ponovnem vnosu ali preverjanju.

To pomeni manj napak, manj prekinitev in manj komunikacijskega šuma. Osebje v kuhinji vidi naročila takoj, natakar se ne vrača po dodatna pojasnila, blagajna pa ima ves čas točne podatke.

Povezava z blagajno ni tehnična podrobnost – je pogoj, da daljinsko naročanje sploh deluje v praksi.

Plačilo pri mizi brez dodatnih korakov

Nikjer ni samoumevno, da je mogoče z dlančnikom tudi poravnati račun – z gotovino ali kartico. Pri nekaterih rešitvah dlančnik služi zgolj vnosu naročil, kar pomeni, da mora natakar za plačilo še vedno do glavne blagajne.

Pri daljinskem naročanju, kjer dlančnik deluje tudi kot POS terminal – kar velja za Microgrammovo rešitev –, je celoten proces opravljen pri mizi. Natakar vnese naročilo, izda račun in poravna plačilo – brez hoje do blagajne in brez prekinjanja strežbe.

V praksi to pomeni manj prekinitev, hitrejšo izdajo računov in bolj tekočo izkušnjo tako za osebje kot za goste.

Kako daljinsko naročanje vpliva na hitrost strežbe in izkušnjo gostov

Eden največjih strahov gostincev je, da bi tehnologija poslabšala osebni stik. Pri daljinskem naročanju, kot ga omogoča Microgramm, se zgodi ravno obratno.

Ker natakar ne hodi več do šanka po vsakem naročilu, ne čaka na prosto blagajno in ne prepisuje naročil, ima posledično več časa za goste.

V konicah to pomeni tudi več obdelanih miz v istem času in bolj enakomeren ritem dela. Gostje čakajo manj, osebje je manj pod pritiskom, napake pa so redkejše.

Vpliv na ekipo: manj stresa, več nadzora

Za osebje je daljinsko naročanje pogosto ena najbolj dobrodošlih sprememb – če je blagajniški sistem pravilno postavljen.

Manj hoje, manj zmede in manj “gasilskih” situacij pomeni manj stresa. Poleg tega ima ekipa boljši pregled nad naročili in potekom dela, kar je še posebej pomembno za nove ali sezonske sodelavce.

Pomembno pa je, da se uvedba naredi premišljeno: z razlago, strokovnim uvajanjem in jasnim dogovorom, kako se sistem uporablja v praksi.

Ali je daljinsko naročanje primerno za vaš lokal?

Najboljše vprašanje ni “ali je to novi trend?”, ampak “ali bo to poenostavilo naš vsakdan?”.

Vprašajte se, ali bi z daljinskim naročanjem:

• realno prihranili čas osebju,
• zmanjšali število napak,
• pospešili delo v konicah?

Vedno pa naj bo daljinsko naročanje del povezanega sistema in ne samostojen dodatek, saj to prinese več korakov, več nejasnosti in tudi več dela za vaše osebje.

Podrobneje preverite, ali je daljinsko naročanje primerno za vaš lokal in si oglejte, kako dopolnjuje blagajniški sistem Microgramm – ki deluje z ali brez daljinskega naročanja.

Pogosta vprašanja o daljinskem naročanju

Ali daljinsko naročanje pomeni, da gost naroča sam prek telefona?
Ne nujno. Pri najbolj razširjeni različici daljinskega naročanja naročilo vpiše natakar pri mizi in ga pošlje v kuhinjo, za šank in v blagajno.

Ali daljinsko naročanje upočasni delo v lokalu?
Ne, če je pravilno izvedeno. V praksi delo pospeši, saj odpravi hojo, prepisovanje in čakanje.

Je daljinsko naročanje primerno za vsak lokal?
Ni potrebno v vsakem lokalu. Najbolje deluje v lokalih z več mizami, konicami in več postajami (kuhinja, bar, blagajna).

Zakaj je povezava z blagajno tako pomembna?
Ker prepreči dvojne vnose, napake in zamude ter zagotovi enoten pregled nad naročili in prometom.

Ali je uvedba za osebje zahtevna?
Ne, če je sistem intuitiven. Microgramm poskrbi tudi za uvajanje – takrat osebje običajno hitro sprejme nadgradnjo sistema, saj jim olajša delo.